Quelle que soit la taille de l'entreprise, l'intranet est aujourd'hui un outil qui s'est fortement démocratisé dans le monde professionnel, mais aussi modernisé jusqu'à devenir un outil stratégique. Indispensable ?
Définition d’un intranet
Un intranet est un outil informatique interne à une organisation auquel on accède généralement depuis un navigateur. Cet outil est donc privé et dispose de restrictions d'accès puisqu'il est réservé aux collaborateurs de l'entreprise qui s'identifient grâce à un nom d’utilisateur et un mot de passe.
Les informations de l'intranet sont généralement disponibles uniquement sur les postes de l’entreprise, bien que la démocratisation du télétravail fait que cette plateforme peut de plus en plus être accessible à distance, après authentification, depuis n'importe quel appareil connecté via un "VPN" qui simule la présence du collaborateur sur place.
L’intranet se présentant généralement sous forme d'un site internet. Il est donc hébergé sur un serveur web.
Les fonctionnalités fournies par un intranet
Un intranet en entreprise peut fournir divers services tels que :
- L’accès à une messagerie
- Le partage et l’accès à des documents
- De la gestion de projet
- Des agendas partagés
- Un annuaire de la société accessible à tous, et même un trombinoscope
- Un logiciel pour poser des congés
- Un forum et/ou un chat de discussion
- Une base de connaissances
- Etc.
L'intranet est aussi parfois un simple point d'entrée permettant d'accéder à tous les outils ou services utilisés par l'entreprise au quotidien.
Pourquoi développer un intranet pour son entreprise ?
Un intranet permet de favoriser bien des processus en entreprise :
Le partage et l’accès aux informations au sein d’une structure
L’intranet peut être le lieu de stockage des documents utiles aux employés, ce qui les rend plus accessibles. Via un outil de recherche, il devient alors simple de trouver l’information que l’on cherche.
Utilisation d'un cloud privé, outil de gestion de fichiers pour échanger des documents confidentiels en interne et avec ses clients
Exemple d'intranet d'une entreprise d'animation 3D, cliente de Youdemus
La communication interne
L’intranet permet de partager, commenter, éditer des documents, quelle que soit la position géographique des employés : la communication est fluidifiée entre les services.
Utilisation d'un intranet pour échanger et partager des documents, des idées, des expertises. Et d'un "Welcome Pack" pour mieux intégrer les nouveaux collaborateurs à leur nouvel environnement de travail
Exemple d'intranet d'un acteur important du notariat, client de Youdemus
L’augmentation de la productivité et accès aux outils internes à l’entreprise
En proposant un espace où chacun peut s’exprimer et être écouté. L’intranet peut être LE lieu où vous allez retrouver tous les outils de l’entreprise.
Centralisation des connaissances de l'entreprise
Que ce soit sur des procédures, des veilles ou des aspects juridiques, la base de connaissances est un outil indispensable pour les TPE/PME. L'intranet est l'endroit idéal pour la rassembler et la rendre accessible facilement.
Réseau social d'entreprise
Un intranet d’entreprise peut également intégrer un réseau social. Cela permet aux employés de se connecter les uns avec les autres et ainsi créer des relations fortes (sentiment de communauté), d’organiser les évènements internes ou de partager simplement de l’information.
Utilisation d'un intranet pour partager avec les équipes des informations , un trombinoscope, les dates d'anniversaires des collaborateurs, etc.
Exemple d'un intranet d'un cabinet de recrutement à envergure européenne, client de Youdemus
L’intranet peut être entièrement créé sur mesure selon les besoins de l’entreprise, à l’image et aux couleurs de l’entreprise, avec son logo, pour que chacun puisse s’y identifier.
Installer un intranet avec WordPress
Le CMS WordPress permet de créer un intranet. On peut tout à fait mettre en place les restrictions d'accès, intégrer des passerelles avec des outils métiers tel que Active Directory/LDAP pour l'authentification. On peut également créer des éléments sur mesure pour proposer des contenus spécifiques tel que l'annuaire des collaborateurs, les événements internes, les publications internes, etc.
Bien que cela puisse être complètement personnalisé, il existe des solutions toutes faites grâce à des extensions (plugins WordPress). C’est le cas par exemple de l’extension « All in one intranet ».
On trouve également des thèmes graphiques développés spécifiquement pour créer un intranet.
Bien sécuriser son intranet
L'intranet contient souvent des données stratégiques et confidentielles pour l'entreprise. La gestion des accès/des rôles est une fonctionnalité critique qui doit être mise en place avec précaution.
La sécurisation du WordPress, si vous utilisez cette technologie, n'est pas à négliger et la maintenance du site doit être régulière afin de s'assurer de la robustesse des défenses de la plateforme.
Faites appel à notre équipe pour mettre en place de l'intranet votre entreprise : contactez Youdemus !
